Jolanda en Gilbert zijn contractmanager bij DPC / Online Advies. Zij zochten begin 2022 een nieuwe collega, omdat Jolanda binnen OA een andere functie krijgt. Dat leek me een goede gelegenheid om haar vragen te stellen over de baan die ze achterlaat.
Vertel eens, wat doet een contractmanager eigenlijk?
Als contractmanager kijk ik hoe we het beste uit elk contract kunnen halen. Als je bijvoorbeeld een dienst gaat inkopen, heb je daarbij een bepaald doel voor ogen. Als een contract dan eenmaal loopt, houdt de contractmanager dat doel in het oog, en stuurt daar op.
Dat doen we trouwens niet door leveranciers met contracten om de oren te slaan, maar door echt samen te werken. Zo vonden wij dat we in een bepaald ICT-contract te veel met beheer bezig waren, en wilden we meer gaan automatiseren. Daar gingen we dan samen met onze leverancier naar kijken. Ik vind dat heel leuk om te doen. En alles wat je daarvan leert, neem je als ervaring mee naar volgende contracten en aanbestedingen, en dan kan je nog gerichter afspraken maken zodat je tot betere inkoop komt.
En hoe ziet dat er in de dagelijkse praktijk uit?
De dagelijkse praktijk wisselt heel erg: die varieert van bellen met een leverancier over een personeelskwestie, tot het beantwoorden van vragen vanuit andere ministeries over een raamcontract. Van contact met een collega waar je een opleiding voor gaat regelen, tot budgetten in de gaten houden en bespreken met leveranciers. Je houdt je bezig met contracten die gaan eindigen: je gaat onderzoek doen naar de huidige stand van zaken en nieuwe wensen, je bedenkt een strategie om dat contract te gaan uitvragen, soms is er een aanbesteding nodig… en daarbij moet je zorgen dat er continuïteit is op de dienstverlening vanuit DPC.
Met wie werk je samen?
Ik heb veel contact met juridische collega’s: “mag dit, hoe zit dit?” En overleg met IUC [red: het IUC Communicatie, DPC is 1 van de 19 inkoopuitvoeringscentra van de Rijksoverheid]: we voeren samen gesprekken met leveranciers over onder andere social return, dat vinden we heel belangrijk. En het IUC levert ook expertise bij bepaalde inkooptrajecten en aanbestedingen. Dan zijn er ook nog de gespecialiseerde collega’s waarmee we veel contact hebben over het ‘hoekje’ AVG/BIO.
Gilbert houdt zich bezig met het contract op Gebruikersondersteuning. Dat heeft hele specifieke KPI’s, dus als dat niet lukt (of er zijn verbeter-ideeën), dan zijn daar weer gesprekken over.
En dan hebben we ook nog veel contact met de product owners en architecten over de contracten die hun aangaan.
Dus jullie zoeken geen 'keiharde' als nieuwe collega?
Nee, relaties zijn echt superbelangrijk! De verhoudingen tussen ons en de leveranciers zijn empathisch, we bewegen mee met elkaar. En houden samen het doel, de eindgebruiker, in de gaten. Daarnaast zoeken we iemand die nauwkeurig is, transparant, en integer. Alles wat wij doen, moet door de Auditdienst bekeken en begrepen kunnen worden.
Gilbert en ik vullen elkaar goed aan, maar we zoeken niet per se iemand die op mij lijkt, haha. Gilbert en ik hebben onszelf dit vak eigenlijk aangeleerd (met heel veel hulp van ons IUC, trainingen op maat en zelfstudie), dus het zou ook wel interessant zijn iemand te vinden met wat meer inhoudelijke achtergrond. Die zou contractmanagement binnen OA een stap verder kunnen brengen.
Verder zien we dat binnen OA allerlei types rondlopen, ieder met zijn eigen talenten, gekke hobby’s en uitdagingen… De gemene deler die ik zie is ‘open, eerlijk, vakidioot’.
Waar had ik je nog naar moeten vragen?
Er is altijd ruimte voor persoonlijke ontwikkeling bij OA. Daar is ook budget voor. Ik heb weleens een training Conflicthantering gedaan. Die was een beetje leiderschapsstijlen-achtig, omdat ik het handig vond om dat toe te kunnen passen. Maar ook een keer juist een heel inhoudelijke training SAFe, omdat ik beter mee wilde kunnen praten met de bouwteams. Want PRO werd steeds groter, en de vraagstukken voor mij daarmee ook.